L'arrivée des connexions à haut débit, a non seulement changé notre mode de vie, mais aussi notre façon de travailler. Afin de répondre à ce besoin de rapidité, les outils de travail collaboratifs ont vu le jour.
Depuis quelques années, les outils en ligne se sont démocratisés de plus en plus dans le monde professionnel.
Avec un bon outil de travail collaboratif en ligne, il n'y a plus de contraintes de temps, ni de distance et la communication entre membres de l'équipe est presque instantanée. C'est un atout considérable qui améliore la productivité et renforce l'esprit d'équipe.
Quels sont les avantages concrets et les limites de ces outils collaboratifs ?
Les côtés positifs des outils de travail collaboratifs :
Ces applications offrent un service optimal avec un minimum de coûts financiers et de temps investi :
· Le coût de mise en place est minime
Une plateforme d'outils collaboratifs permet à tous les membres d'une équipe d'avoir des informations en temps réel. Elle supprime les temps d'attente et minimise les déplacements. Par conséquent, les entreprises économisent du temps, se traduisant par une réduction des coûts financiers.
· Vos données professionnelles sont mieux sécurisées et protégées
Les outils collaboratifs offrent plus de possibilités aux utilisateurs en matière de sécurisation et de confidentialité.
Vous pouvez demander à votre fournisseur de chiffrer vos données, de les sauvegarder quotidiennement, ou encore d'en avoir un historique de sauvegarde. Vous pouvez également définir vous-même les droits d'accès de chaque utilisateur : son droit d'accès au dossier dédié, ainsi qu'à la durée du droit accordé.
· Vous évitez d'ouvrir sans cesse différents logiciels
Certains outils collaboratifs proposent des API pour gérer les logiciels internes à la société sur cette même plateforme. Cela évite aux utilisateurs d'avoir à basculer d'un logiciel à l'autre lors d'une collaboration. De plus elles centralisent la plupart du temps plusieurs fonctionnalités : cloud, tchat, calendrier, édition de document…
· Des communications en temps réel et efficaces
Dans la majorité des cas, les outils de travail collaboratifs effectuent les modifications et les mises à jour des contenus instantanément. Les membres d'une équipe pourront communiquer et s'informer en temps réel. Les utilisateurs n'ont plus besoin de répéter sans cesse les informations aux membres concernés.
Mais alors, quel est le "côté obscur" de ces outils de travail collaboratif ?
L'inconvénient principal est que l'on devient dépendant de sa qualité de la connexion Internet.
Les outils de travail collaboratifs en ligne sont devenus populaires depuis la démocratisation de la fibre optique, 4G/5G. Cependant, ils sont complètement dépendants de votre connexion Internet. Une interruption de votre Internet peut entraîner une coupure d’activité.
Les outils collaboratifs sont des outils de travail très efficaces à condition d'avoir une connexion fiable. De ce fait, avant de les mettre en service, il est indispensable de bien équiper la connexion de votre infrastructure ; une connexion de secours, voire deux sont nécessaires, selon les criticités de votre activité.
N'oubliez pas également de bien former les utilisateurs aux fonctionnalités de l'outil, afin qu'ils puissent profiter de son optimisation. Ainsi, l'entreprise pourra bénéficier d'une augmentation de productivité et d’efficience en mettant un tel outil en place.
