Les outils de travail collaboratifs, de quoi s'agit-il ?

L'arrivé des connexions à haut débit, a non seulement changé notre mode de vie, elle a également modifié notre façon de travailler.

Depuis quelques années, les outils en ligne, qui permettent de partager, travailler et centraliser les fichiers, se sont démocratisés de plus en plus dans le monde professionnel.

Avec un bon outil de travail collaboratif en ligne, nous n'avons pas des contraintes de temps, ni de distances géographiques. La communication entre les membres d'une équipe est presque instantanée. Ils peuvent interagir presque en temps réel. Un atout considérable qui améliore la productivité et crée un « team spirit » au sein des sociétés.

Mais quels sont les avantages concrets et les limites de ces outils collaboratifs ?

Les côtés positifs des outils de travail collaboratifs : 

Ces applications offrent un service maximum avec un minimum de coûts financiers et de temps investi :

·       Le coût de mise en place n'est généralement pas très onéreux.

Cependant une plateforme d'outils collaboratifs harmonieux, permet à tous les membres d'une équipe d'avoir des informations en temps réel sans souci de distances géographiques. Elle supprime les temps d'attente et minimise les déplacements. Par consequence, les entreprises économisent leur temps qui se traduit par une réduction des coûts financiers.

·       Vos données professionnelles sont mieux sécurisées et protégées

Les outils collaboratifs offrent plus de possibilités aux utilisateurs en matière de sécurisation et de confidentialité. 

Vous pouvez demander à votre fournisseur de chiffrer vos données, de les sauvegarder quotidiennement, ou encore d'en avoir un versioning historique. Vous pouvez également définir vous-même les droits d'accès de chaque utilisateur : son droit d'accès au dossier dédié, ainsi qu'à la durée du droit accordé.

·       Vous évitez de basculer sans cesse entre les logiciels de métiers :

Certains outils collaboratifs proposent des API pour s'interfacer avec des logiciels de métiers. Cela évite aux utilisateurs d'avoir à basculer d'un logiciel à l'autre lors d'une collaboration ; et de mieux se concentrer sur le travail qu'ils sont en train d'effectuer.

·       Des communications en temps réel et efficaces entre les équipes de travail.

Dans la majorité des cas, les outils de travail collaboratifs effectuent les modifications et les mises à jour des contenus instantanément. Les membres d'une équipe pourront communiquer et s'informer en temps réel. Les utilisateurs n'ont plus besoin de répéter sans cesse les informations aux membres concernés.

 

Mais alors, quel est le "côté obscur" de ces outils de travail collaboratif ?

L'inconvénient principal est que l'on peut être dépendant de la qualité de la connexion Internet.

Les outils de travail collaboratifs en ligne sont devenus populaires depuis la démocratisation de la fibre optique, 4G/5G. Cependant, ils sont complètement dépendants de votre connexion Internet. Une interruption de votre Internet peut entraîner une coupure d’activité.

 

 

Les outils collaboratifs sont des outils de travail très efficaces à condition d'avoir une connexion fiable. De ce fait, avant de les mettre en service, il est indispensable de bien équiper la connexion de votre infrastructure ; une connexion de secours, voire deux sont nécessaires, selon les criticités de votre activité.

 

N'oubliez pas également de bien former les utilisateurs aux fonctionnalités de l'outil, afin qu'ils puissent profiter de son optimisation. Ainsi, l'entreprise pourra bénéficier d'une augmentation de productivité et d’efficience en mettant un tel outil en place.