Tchat, conversation groupée, messagerie instantanée… Plusieurs noms définissent l’outil, mais son but est le même : échanger en tout instant avec vos collaborateurs, partenaires. En tant que chef d’entreprise, vous avez dû en entendre parler. Mais quel est votre intérêt ici ? Que vous apportera-t’il ?
Qu’est-ce qu’un outil de messagerie instantanée ?
Reprenons les bases. Une messagerie instantanée est un canal de communication pouvant être personnel ou professionnel.
Nous allons ici nous spécifier sur les outils utilisés par les professionnels.
Ainsi, cet outil vous permet d’échanger n’importe quand et n’importe où comme si vous étiez au bureau, et ce, avec l’ensemble de vos collaborateurs. La communication est le plus souvent écrite, mais elle peut-être aussi audio et vidéo.
Comment peut-il booster la productivité de votre société ?
Son but est de centraliser toutes vos conversations professionnelles au même endroit. Cela signifie qu'est révolu les échanges de fichiers par e-mails; fini le désordre dans vos dossiers ; fini la difficulté de transmissions d'informations.
Mais comment choisir votre messagerie instantanée ?
Vous avez décidé de choisir un outil de communication collaboratif.
Mais vous hésitez entre les plus connus (Teams, Slack, Workplace…), les plus techniques (TalkSpirit, RocketChat, Nextcloud, Mattermost…)
Plusieurs éléments sont à prendre en compte pour votre choix :
Le Prix
Gratuit : C'est le cas pour un grand nombre de ces offres, avec une limitation des fonctionnalités.
Ou
Payant : Reprenant les fonctionnalisés gratuites, la partie payante permet d'avoir des bonus (assistance privilégiée, capacité de le connecter avec plusieurs outils …).
La gouvernance de vos données
- Les solutions propriétaires : Vos données sont stockées sur leurs serveurs. Vous n'avez pas la main mise sur ce (s) data-c(s).
- Les solutions libres : Vous gardez le contrôle de vos données, elles sont sur les serveurs de votre choix, mais c'est plus complexe à mettre en place.
Les fonctionnalités
Comparez sur les sites les fonctionnalités. Analysez votre besoin. Avez-vous besoin de teams si vous n’utilisez pas la suite Office 365 ? D'une conférence visio avec un grand nombre d’intervenants ? D’un espace de stockage important ? ...
Les data-centers
- Regardez où sont situés leurs data-centers. Un niveau de sécurité maximum et l’assurance d’une fluidité du service malgré les aléas sont nécessaires (cyber attaques, problème matériel) pour la sûreté de vos données.
Beaucoup n’y portent pas attention, mais depuis 2020 les Etats-Unis ne possède plus le Privacy Shield (l’équivalent RGPD européen). Les entreprises américaines sont sujettes au Patriot Act et donc obligées de fournir les données aux administrations mêmes si celles-ci sont hébergées dans une zone Europe.
Enfin, les avis clients sont les plus parlants et seront à même de vous aider.
Notre expérience de messagerie instantanée :
Chez un de nos gros clients, nous utilisons la suite Microsoft 365. Pour communiquer avec lui, nous avions alors opté pour Teams. Vous planifiez une réunion, celle-ci apparaît directement dans votre agenda Outlook. Vous pouvez avoir accès aux documents partagés directement sur Teams et vous avez même la possibilité de les éditer en ligne. Les visio-conférences pouvaient avoir 150 invités sans dysfonctionnement.
Nous utilisions également RocketChat en interne pour l'emplacement de leurs datas-centers. Mais l’outil utilise une technologie que nous ne maîtrisions pas trop, à chaque mise à jour, nous croisions les doigts.
Ensuite, est venu leur changement de politique en limitant le nombre de notification push vers les mobiles sur leur offre self hosted libre. Étant notre canal de communication principal, cela était un vrai problème.
Nous sommes tombés sur un article expliquant que le CERN (Organisation européenne pour la recherche nucléaire) abandonnait Workplace pour se tourner vers Mattermost. Nous avons décidé de tester cet outil et depuis nous l’avons adoptés. Fluide, facile à installer, centralise plusieurs outils (agenda, partage de document, canal sécurisé, visibilité de statut).
Qu’attendez-vous pour choisir votre prochain outil numérique ?
